De Bijbel roept ons op om niet onvriendelijk of negatief kritisch over een ander te spreken. Dat geldt in het bijzonder voor de pastoraal medewerker aan wie veel wordt toevertrouwd.
Wat mensen met pastoraal medewerkers bespreken mag nooit in gesprekken met derden worden doorgegeven, tenzij de hulpvrager daar nadrukkelijk toestemming voor geeft. Vertrouwelijke informatie mag nooit openbaar worden gemaakt. Daarom is vertrouwelijkheid een belangrijk gegeven in de pastorale hulpverlening (vgl. Spreuken 11 vers 13; 25 vers 9). Een hulpvrager moet zich veilig weten in het contact. Dat is een basisvoorwaarde om tot een goede hulpverleningsrelatie te komen.
Regelgeving
De pastorale counseling noemt een hulpvrager ook wel ‘confident’. Confident komt van het engelse woord ‘confidence’, dat we kunnen vertalen met ‘vertrouwen’. De confident is dus iemand die het vertrouwen geeft aan de pastorale werker. Om deze vertrouwensrelatie te garanderen heeft de pastorale medewerker een aantal verplichtingen die zijn opgenomen in een duidelijke regelgeving omtrent privacy en geheimhouding. Het is daarom belangrijk dat iedere pastorale werker daarvan kennis neemt en een verklaring tot geheimhouding tekent. Ook de confident, de hulpvrager, hoort op de hoogte te zijn van deze regelgeving. Dat kan door een folder die aangeeft hoe de gemeente omgaat met vertrouwelijke gegevens. Door deze werkwijze ligt er formeel een goede basis voor vertrouwelijkheid in de pastorale ondersteuning en begeleiding.
Bespreking met derden
Om zijn bediening zorgvuldig en bekwaam te kunnen uitoefenen is een pastoraal werker verplicht om verantwoording van zijn werkzaamheden af te leggen. Pastorale begeleiding vindt daarom altijd plaats onder supervisie van een teamleider of coördinator en binnen het kader van een pastoraal team.
Werkbegeleiding
Een pastoraal medewerker bespreekt een hulpvraag of begeleiding met zijn leidinggevende. Dat is nodig om de kwaliteit van de pastorale begeleiding te waarborgen. Zonder deze vorm van werkbegeleiding en/of supervisie kan er geen zorgvuldige pastorale begeleiding plaats vinden.
Teambespreking
Bij complexe problematiek en procesmatige begeleiding vindt er een bespreking plaats in pastoraal teamverband. Dit is nodig om tot een goede beoordeling en voortgang van de pastorale begeleiding te komen. Alle leden van het pastoraal team hebben een geheimhoudingsplicht en spreken hier niet over buiten het team. Als dat wel gebeurt, is dat een reden om de persoon te ontheffen van zijn taak als pastorale medewerker.
Extern overleg
In sommige situaties is extern overleg noodzakelijk. Bijvoorbeeld om informatie in te winnen of een hulpverleningsgeschiedenis te achterhalen. Daarvoor zijn contacten met andere zorginstanties, artsen, enzovoort nodig. Dit mag alleen na uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de hulpvrager en na goedkeuring van de coördinator van het pastoraat.
Bij ernstig, schadelijk gedrag
Op grond van onder andere Matteüs 18 vers 15-18 kan de medewerker in bepaalde situaties, als er sprake is van ernstige, volhardende zonde of zeer schadelijke invloeden voor het gemeentelid en zijn omgeving, de raad van oudsten informeren. Hiervoor is geen toestemming nodig van de hulpvrager. De raad van oudsten is eindverantwoordelijke voor het leven en welzijn van de gemeente en mag om advies worden gevraagd. Deze uitzonderlijke regeling kan alleen worden toegepast met toestemming van de pastorale coördinator. Hij/zij bepaalt wanneer iets naar de raad van oudsten gaat.
Opbergen van pastorale informatie
Informatie van hulpvragers (intakeformulieren, registratieformulieren, werkaantekeningen, enzovoort) komt in een dossiermap op naam van de hulpvrager en bewaart het pastoraal team in een afgesloten dossierkast in een afgesloten ruimte van de kerk. In principe mogen de medewerkers aantekeningen van de begeleiding niet mee naar huis nemen, tenzij na uitdrukkelijke toestemming van de coördinator. Dit kan het geval zijn bij pastorale medewerkers die hun bediening buiten het kerkgebouw uitoefenen. Zij dienen aantekeningen van de ondersteuning of begeleiding in hun eigen huis, in een afgesloten kast op een veilige plek bewaren. Als de ondersteuning of begeleiding wordt afgesloten geeft de medewerker alle aantekeningen en andere persoonlijke informatie over de confident en zijn situatie/ omgeving af bij de coördinator die het veilig opbergt in de centrale dossierkast.
Inzage door andere medewerkers
Er zijn ook pastorale medewerkers die niet te maken hebben met formele pastorale documenten. Als het voor de uitoefening van hun pastorale begeleiding toch noodzakelijk is om inzage te hebben in pastorale documenten dan gebeurt dat alleen met toestemming van en onder het toeziend oog van de coördinator.
Inzage door hulpvrager
Hulpvragers hebben ten alle tijd inzage in het dossier dat een pastoraal medewerker of hem/haar aanlegt. Inzage vindt tijdens de begeleiding alleen plaats onder het toeziend oog van de pastoraal medewerker. Als de begeleiding is afgelopen houdt de kerk het dossier in bewaring. De hulpvrager heeft echter het recht om het dossier op te vragen en zelf te bewaren.
Pastorale documenten en gegevens
Pastorale documenten over de hulpvrager worden door het pastoraat van de kerk drie jaar bewaard in een afgesloten dossierkast in een afgesloten ruimte. Daarna vernietigt het team de documenten.
Administratieve gegevens
In het kader van cliëntvolgsysteem (cvs) kan het zijn dat persoonsgegevens en administratieve gegevens worden opgeslagen op een beveiligde server, in een beveiligde en afgesloten ruimte.
Kinderen en jongeren
Naast volwassenen heeft de kerk ook te maken met kinderen en jongeren die om hulp vragen of zorg nodig hebben. Voor hen gelden veel van de bovengenoemde regels met betrekking tot privacy en geheimhouding. Toch is er ook een verschil omdat we te maken hebben met ouders die functioneren als gezagsdragers over het kind.
Ouderlijk gezag
Omdat een kind onder het gezag staat van zijn ouder(s) mogen kinderen en ouders in een pastorale aanpak niet van elkaar worden losgekoppeld. Vertrouwelijkheid en geheimhouding vinden binnen dat kader plaats. De pastorale medewerker brengt het kind of de jongeren hiervan ook op de hoogte.
Verhouding afhankelijkheid en zelfstandigheid
Een ander uitgangspunt is dat ouders recht hebben op informatie. Vanwege hun positie horen ze in principe ook betrokken te worden bij een pastorale ondersteuning of begeleiding en horen ze daar toestemming voor te geven. We schrijven ‘in principe’ omdat het uitmaakt of we te maken hebben met een kind van zes of met een jongere van zestien. Kinderen en jongeren zijn namelijk op weg van ‘afhankelijkheid’ naar ‘zelfstandigheid’.
Per situatie bepaalt het team in welke ontwikkelingsfase het kind/ de jongere staat. Des te jonger het kind, des te meer ze de ouders erbij betrekt. Des te ouder het kind, des te meer ze rekening houdt met de wensen van het kind. De pastoraal medewerker kan daarom in bepaalde situaties aangeven dat hij of zij in principe geen contact met de ouders opneemt, tenzij er de overtuiging is dat ouders nodig zijn om echt te kunnen helpen.
Noodsituaties
Er kunnen problemen zijn die zo schadelijk doorwerken dat de pastorale medewerker de privacy en geheimhouding moet schenden door zonder hun medeweten of toestemming toch contact moet zoeken met derden (bijv. raad van oudsten, justitie, vertrouwensarts, enz.). Dit kan nodig zijn bij sterke vermoedens van incest, seksuele mishandeling, diefstal, zelfmoordgedachten, enzovoort. Deze beslissing neemt een medewerker alleen na toestemming van de coördinator van het pastoraat.